Esti in urmatoarea situatie: trimiti zilnic un raport in Excel despre … ceva … catre colegii din departament. Daca la inceput era un fisier simplu cu doar cateva randuri, acum avem ditamai „dihania” de 25MB. Hai sa vedem cum putem „dresa” acest fisier ca sa nu ne mai rupa inbox-urile in 2.
Excel si meniul zilei
Cei care ma cunosc stiu ca mie imi place mancarea si ca pentru
mine masa de pranz e sfanta. 
La un moment dat primeam de la un restaurant din Oradea zilnic pe email meniul zilei. Ce sa zic, era un fisier foarte „stufos” cu vreo 5 randuri in care ne explicau in cuvinte putine ce mancam azi.
Acel fisier simplu avea peste 1MB.
Ca si contrast, fisierul meu cu toate incasarile si platile din ultimii 2 ani care are si 10 pivot table-uri, are 95 KB. Ninja Bill, programul meu de facturare, care are si macro-uri destul de complexe si o droaie de formule, are 133 KB.
De ce? citeste mai jos.
XLS, XLSX, XLSB
Fisierul primit de la restaurantul despre care iti spuneam era in format .xls. Daca te intereseaza sa faci excel-ul mai mic incearca urmatoarele:
- Save as .xlsx – e formatul modern al Excel-ului (care e mai rapid si ocupa mai putin loc)
- Save as .xlsb (Excel Binary file) unii ziceau ca au redus fisiere de 50 MB la mai putin de jumatate, merita incercat
Incearca-le pe amandoua, vezi care dintre ele e mai eficienta. Mai jos poti vedea ce se intampla cu un fisier cand il salvezi din XLSX in XLSB.
Nu e insa singura modalitate, hai sa vedem si altele.
Celule irelevante
Poate ca cineva s-a gandit ca ar fi interesant sa coloreze intreg sheet-ul cu alb, ca sa nu vada liniile (gridlines). Sau poate ca ai o formula care merge pana la randul 1.000.000 asa, „just in case”.
Lucrurile astea adauga la dimensiunea fisierului fara sa iti aduca nimic in plus. Scapa de ele.
Elimina formatarea
Daca datele din Excel-ul tau sunt luate din alta parte, poate de pe un site folosind copy paste, aici s-ar putea sa apara probleme.
Foloseste cu incredere clear formats in aceasta situatie (tab-ul home – cum intri pe dreapta).
Formatare conditionata
Daca tu ai nevoie de formatare conditionata doar pe primele 10 randuri dar tu ai setat-o pe toata coloana, s-ar putea sa mai poti reduce din dimensiune daca o pui doar acolo unde e nevoie.
Pivot table in loc de formule
Asta va parea putin ciudat, dar in experienta mea e mai ok sa folosesti mai multe Pivot-uri pentru a face calcule decat formule, acolo unde poti face asta.
In fisierul meu de incasari si plati am 10 Pivot Table-uri si fisierul ocupa doar 93KB.
Sa mesterim formulele
Daca ai fisiere mari si pe cateva coloane ai mai multe functii VLOOKUP sau SUMIF, s-ar putea sa aiba sens sa incerci urmatoarele:
- sorteaza tabelele unde faci VLOOKUP (dupa ID-ul dupa care faci cautare)
- opreste calcularea automata a formulelor (optiune pe care o gasesti in formulas)
- * evita sa folosesti referinte la coloane intregi (de genul: =SUMIF(A:A …)
* daca nu te intereseaza dimensiunea fisierului, nu as recomanda asta.
Imagini
Eu in general nu pun imagini in Excel. E ca si cum ai pune piper
in dulceata, dar asta e doar parerea mea.
Daca insa ai nevoie sa ai si imagini in Excel, poate ar fi o idee buna sa nu le incarci in dimensiunea de 24 megapixeli, zic doar. Dar chiar daca ai comis-o si pe asta ai optiunea de „compress pictures”.
- Click pe o imagine
- Click pe tab-ul de format (cel care apare doar cand selectezi o imagine)
- Cauti acolo optiunea de compress pictures si te descurci mai departe
Compresie
La asta sigur nu te-ai gandit, cum ar fi sa faci o arhiva .zip inainte sa trimiti raportul? Mai castigi cativa MB cel mai probabil.
Alte sugestii
Poate ca tu ti-ai dat doctoratul in reduerea marimii fisierelor Excel si esti mai calificat(a) decat mine sa vorbesti despre acest subiect. Spune-mi si mie ce mi-a scapat in sectiunea de comentarii.
The post Cum sa reduci dimensiunea unui fisier Excel appeared first on onLearn.
