Oamenii organizați sunt de obicei oameni de succes, pentru că sunt eficienți în tot ce fac. A fi organizat înseamnă a elimina timpii morți, iar resursa timp este cât se poate de importantă pentru fiecare dintre noi.

Un plan pe termen lung este format din mai multe etape, reprezentate de activitățile zilnice. Fiecare etapă trebuie, la rândul ei, plănuită. Este esențial să știi în detaliu ce ai de făcut pe parcursul zilei sau pe parcursul săptămânii, astfel încât să îți fie mai ușor să respecți termenele limită.

De exemplu, dacă vrei să alergi un maraton, ai putea începe prin a te antrena pentru o cursă de 5 km, apoi pentru una de 10 km. Prin îndeplinirea unor obiective mai mici, obiectivele mari să par mai ușor de realizat.

Un alt exemplu: să spunem că vrei să ajungi la 100 de abdomene dintr-o singură serie. Dacă nu ai o pregătire fizică bună, este foarte greu să atingi din prima acest obiectiv. În schimb, îți poți planifica o rutină graduală, cu 20 de abdomene într-o zi, 30 în următoarea zi, 40 în următoarea ș.a.m.d.

De asemenea, crearea unui program zilnic te ajută să te asiguri că nu îți petreci toată ziua lucrând. Poți include în el atât sarcini legate de muncă, cât și sarcini personale, cum ar fi alocarea de timp pentru exerciții fizice, pentru pauze de masă sau pentru relaxare, care poate însemna un spin la Roata Norocului casino. O astfel de abordare te poate ajuta să menții echilibrul între viața profesională și cea personală.

Un plan te scutește de acțiuni haotice, care favorizează oboseala în detrimentul productivității. Iată câteva sfaturi utile, care să te ajute să fii mai eficient în fiecare zi:

Folosește un instrument de planificare

Poate fi o agendă clasică, o aplicație mobilă sau un program pentru PC. Creează-ți planul în același loc în fiecare zi, pentru coerență și acces rapid. Unii preferă să scrie de mână, alții folosesc aplicații, pentru funcționalitățile extra. Alege un instrument care ți se potrivește.

Planifică ziua în avans

Este o idee bună să îți planifici ziua înainte ca ea să înceapă, fie în seara de dinainte, fie imediat după ce ai terminat sarcinile din ziua de dinainte. Astfel, nu mai pierzi timp dimineața gândindu-te ce ai de făcut și cum să faci.

Transformă planificarea într-un obicei

Creează-ți un obicei zilnic de a-ți face planul. Chiar dacă ai puține sarcini, menținerea rutinei ajută la disciplină. Alege un moment fix al zilei pentru planificare și setează-ți un memento până devine reflex.

Alege un obiectiv zilnic principal

Dacă nu știi de unde să începi, stabilește un obiectiv principal pentru acea zi. Împarte-l în sarcini mai mici pe care le poți realiza pe parcursul zilei. Acest obiectiv devine punctul central și îți oferă claritate.

Separă sarcinile pe categorii

Pentru o organizare mai bună, grupează-ți sarcinile. Poți crea categorii precum: ședințe, apeluri, sarcini de lucru, activități personale. Dacă folosești software de planificare, vei putea filtra mai ușor obiectivele de îndeplinit pentru ziua respectivă.

Lasă loc pentru neprevăzut

Planifică totul în așa fel încât să ai o marjă de timp, în cazul în care o activitate durează mai mult decât ai preconizat. De exemplu, dacă o sarcină trebuie finalizată până la ora 17, planific-o să fie gata până la 16. Astfel, dacă apare ceva neprevăzut, ai timp să recuperezi.

Actualizează-ți planul pe parcursul zilei

Planul ideal rămâne neschimbat destul de rar. Poate că te sună cineva cu care ai ceva important de discutat și nu poți declina apelul. O conversație de câteva zeci de minute îți dă programul peste cap. Sau poate apare o urgență și trebuie să te deplasezi într-un loc anume. Există și reversul situației: dacă finalizezi o sarcină mai devreme, poți reprograma alte activități. Flexibilitatea nu este inamicul eficienței.

Evaluează-ți progresul la finalul zilei

La sfârșitul zilei, revizuiește ce ai reușit să faci. Notează sarcinile nefinalizate și transferă-le în planul pentru ziua următoare. Observă ce activități ți-au luat mai mult sau mai puțin timp decât anticipai. Astfel, îți vei îmbunătăți capacitatea de a planifica sarcinile din zilele următoare.