Delegarea este poate cea mai importantă unealtă a Manager-ului. Regula de aur este:
Pentru orice activitate sau responsabilitate pe care o delegați, trebuie să delegați și dreptul de decizie asupra modului de îndeplinire, precum și controlul asupra resurselor necesare/implicate.
Există o diferență esențială între delegare și însărcinare. În cazul celei dintâi vom defini Input, expected Output și vom pune la dispoziție mijloacele necesare (resurse și responsabilitate). Cea de a doua este o simplă cerință, enunțată ca atare. O condiție esențială şi care trebuie să stea la baza delegării este încrederea. De aceea trebuie să urmărim în permanenţă crearea şi menţinerea încrederii în relaţiile de lucru la orice nivel. Într-un mediu de lucru în care suspiciunea predomină, delegarea devine aproape imposibilă.
Să luăm ca exemplu o întârziere apărută într-un proiect, care trebuie comunicată clientului, cu care trebuie în același timp agreat un nou deadline. Aceasta înseamnă că: trebuie să facem clientul să înțeleagă și să accepte motivele întârzierii și să accepte noul deadline. O delegare corectă a acestei activități presupune:
- Descrierea premizelor (motivele și urmările întârzierii, relațiile cu clientul etc.),
- Descrierea rezultatului așteptat și a orizontului de timp aflat la dispoziție (clientul înțelege motivele amânării și este de acord cu noul deadline, fiind informat asupra urmărilor acestei decizii- toate acestea în următoarele 2 săptămâni),
- Predarea deciziei și controlului asupra:
-
- Canalului și conținutului comunicării,
- Structurii comunicării (pași, persoane implicate),
- Controlul asupra resurselor materiale și personale necesare îndeplinirii tuturor activităților.
Nici chiar o activitate de complexitate medie nu poate fi condusă/managerizată fără a delega în mod corect părți ale acesteia. În cazul activităților complexe, lipsa delegării sau delegarea incorectă duce inevitabil la haos. De obicei, dificultăţile în actul delegării sunt un indicator sigur al unor probleme de încredere. Ale Manager-ului în colegii săi sau în sine (cele două feluri de neîncredere sunt interconectate). Putem spune că aceste dificultăţi, atunci când apar, reprezintă un dezechilibru important în funcţionarea echipei care, neadresate au evident tendinţa de a creşte.
De aceea cred că cea mai bună idee în acest caz este prevenţia, cu ajutorul uneltei numite … încredere.
