Reglarea soldului de casă
Este esențial ca reglarea soldului de casă să se facă pe baza realității din teren și nu doar pentru a corespunde cerințelor legale sau pentru a “da bine” în documente. Astfel, se vor înregistra toate operațiunile efectuate, fie ele încasări sau plăți în numerar, asigurându-vă că acestea sunt susținute de documente justificative corespunzătoare (ex.bonuri fiscale, chitanțe, dispoziții de plată/încasare).
Depunerea soldului de casă în bancă
Conform art. 4^1 alin. (2) din Legea nr. 70/2015, dacă soldul de casă depășește suma de 50.000 lei, acesta trebuie depus în contul bancar al societății în termen de maxim 2 zile lucrătoare de la data constatării depășirii acestui plafon. Această măsură este necesară pentru a respecta plafonul legal impus pentru numerar.
Gestionarea banilor care există doar scriptic
În cazul în care soldul de casă existent este doar scriptic (banii nu există fizic în casierie), se pot aplica următoarele soluții:
- Acoperirea sumelor datorate asociaților/administratorilor: În primul rând, verificați dacă societatea are obligații financiare față de administrator sau asociați, înregistrate în conturile 4551 – “Sume datorate acționarilor/asociaților” sau 542 – “Avansuri de trezorerie”. Aceste sume pot fi compensate cu soldul de casă, reglând astfel soldul scriptic. Este esențial să menționăm că restituirile de împrumut se efectuează exclusiv prin bancă, conform art. 4, alin. (4) din Legea 70/2015. Astfel, trebuie să depuneți mai întâi banii în contul bancar al societății, iar ulterior să efectuați restituirea împrumutului. În cazul avansurilor de decontare (contul 542), restituirea se poate face în numerar, dar nu poate depăși suma de 5.000 lei cash.
- Distribuirea dividendelor: Dacă asociații au utilizat aceste sume, se poate proceda la distribuirea dividendelor. Este important de menționat că plata în numerar a dividendelor poate fi efectuată până la limita de 10.000 lei/asociat, conform art. 4, alin. (1) din Legea 70/2015. Pentru sumele care depășesc acest plafon, este necesar să depuneți soldul în contul bancar și să efectuați plata dividendelor din bancă către asociați. Se pot face mai multe tranșe de depuneri în contul bancar și plăți de dividende până la lichidarea soldului de casă.
- Există alternativa acordării unui împrumut către asociați. Suma maximă care poate fi împrumutată este echivalentul a 5.000 euro, și aceasta doar ocazional. Împrumutul trebuie să fie acoperit de un contract de împrumut autentificat la notar și să includă dobânda de referință a BNR.
- Acordarea avansurilor spre decontare: O altă opțiune este acordarea avansurilor spre decontare, însă acestea nu pot depăși suma de 5.000 lei cash, conform art. 3, alin. (4) din Legea 70/2015. Aceste avansuri trebuie să fie justificate ulterior cu plăți efectuate de administrator în numele societății. În cazul în care sumele nu sunt justificate, ele trebuie redepuse în contul bancar al societății sau în registrul de casa, însă se recomandă depunerea directă în contul bancar pentru a evita depășirea plafonului de casă.
- Venituri din alte surse: O ultimă variantă este considerarea acestor sume ca fiind venituri din alte surse, conform art. 114-117 din Codul Fiscal, acestea urmând să fie impozitate cu 10%. În acest caz, va fi necesară depunerea declarației D100 și D205 în anul următor.
- Trebuie să aveți în vedere că, dacă administratorul este și angajat, există riscul ca aceste sume să fie considerate venituri de natură salarială, caz în care impozitarea este de 47,25% – art. 11 din Codul Fiscal.
Numirea casierului și gestionarea documentelor
Este crucial să aveți numit un casier care să se asigure că toate documentele justificative sunt înregistrate corect și la timp. Casierul trebuie să întocmească zilnic registrul de casă. Acest registru poate fi gestionat electronic, folosind un program de facturare care să ofere această funcționalitate, având în vedere că majoritatea firmelor au implementat un astfel de program în contextul e-Factura.
Baza legală:
Codul Fiscal – art.11, art. 114-117;
Legea 70/2015.
