Text preluat parțial din articolul „Fațetele timpului în managementul proiectelor: faze, durate de timp, termene”, publicat în Revista Top Quality Management – Revista Top Quality Management, Nr. 5, Septembrie 2024. Pentru a avea acces la întregul articol, puteți consulta link-ul de mai sus.

Așadar, care ar fi fațetele diferite ale timpului, în managementul proiectelor, dar nu numai?

În managementul proiectelor, lucrăm cu diferite tipuri de timp, dintre care le menționez pe următoarele:

1. Timpul calendaristic – timpul universal, de care beneficiem cu toții: 24 ore pe zi, 7 zile pe săptămână, 12 luni pe an.
2. Timpul de lucru (zile lucrătoare, în loc de zile calendaristice) – așa cum este definit în Codul Muncii și/sau în alte legi sau regulamente specifice unor domenii de activitate (de exemplu reglementări pentru sectorul bugetar, construcții, agricultură sau alte domenii cu cerințe specifice) – echivalentul bine-cunoscutei expresii „Time is money”.
3. Timpul oportun – momentul, ora, ziua sau perioada potrivită pentru a realiza o activitate, a planifica un eveniment etc. – corelat oarecum cu conceptele de dependență între activități, urgență, prioritate, multitasking etc.

Pentru a clarifica aceste semnificații diferite ale timpului, se poate face o trimitere la mitologia Greciei antice, în care timpul era întruchipat de 9 zeități, fiecare reprezentând o altă fațetă / o altă interpretare a timpului. Dintre acestea, cele mai importante pentru discuția noastră sunt Cronos, Aion și Kairos.

1.        Cronos (nume alternative: Kronos sau Chronos)

Dintre cele trei zeități, cel mai cunoscut este Cronos – de la numele lui vin termeni precum cronometru (instrument de măsurare a timpului) și cronofag (consumator de timp), precum și conceptul de cronologie, care se referă la succesiunea liniară în timp a unor activități, evenimente, date, epoci etc. într-o anumită ordine (de obicei cauzală) și într-o singură direcție.

Cronos este zeul primordial al timpului, întruchipând timpul fizic, etern, nedeterminat, care curge inexorabil, liniar, previzibil, într-o singură direcție, cu o certitudine necruțătoare, indiferent de voința cuiva sau de cât de conștienți suntem noi, oamenii, de acest lucru.

Cronos implică utilizarea ceasului și a calendarului – timpul fizic este obiectiv și cuantificabil prin numere exprimate în unități de măsură universale: ani, zile, ore, minute, secunde. Din aceste motive, Cronos înseamnă o abordare mecanicistă și deterministă a timpului, fiind echivalent cu timpul calendaristic – care nu permite interpretări, fiind același pentru toată lumea.

Timpul calendaristic implică o idee de mișcare și transformare continuă, fără a se putea inversa ordinea trecerii timpului. Astfel, ne permite să definim trecutul, prezentul și viitorul, folosind un criteriu temporal clar: prezentul este în mod constant în proces de a deveni trecut, iar viitorul se află într-un proces de intrare în prezent.

În managementul proiectelor, Cronos înseamnă, în principal, că avem un referențial față de care putem să estimăm și să planificăm proiectul.

Mai mult, Cronos este timpul calendaristic care trece continuu, în mod util sau inutil – indiferent dacă realizăm sau nu anumite activități, cu rezultatele dorite sau nu. De exemplu, o zi are 24 de ore, din care majoritatea organizațiilor folosesc în mod util doar 8 ore (adică lucrează într-un singur schimb de 8 ore/zi), iar contractele de muncă pot fi cu normă întreagă de 8 ore/zi sau cu timp parțial (mai mic de 8 ore de muncă pe zi). Acesta este motivul pentru care vorbim despre timpul de lucru în managementul proiectelor, care se transformă în manoperă sau efort de lucru cuantificabil în cadrul proiectului. Astfel, angajații sunt încărcați cu sarcini de realizat, monitorizați, evaluați și plătiți în funcție de durata de muncă, cuantificată în timp fix, măsurabil, ceea ce le permite o anumită siguranță psihologică și predictibilitate.

Deci abordarea timpului de tip Cronos este importantă pentru majoritatea aspectelor cuantificabile din planul de managementul al unui proiect.

2.      Aion (nume alternativ: Aeon)

O altă fațetă a timpului este reprezentată de Aion – un zeu din mitologia greco-romană. Aion întruchipează eternitatea timpului, dar din perspectiva ciclică a reluării la nesfârșit în natură și în societate a unor faze, anotimpuri, perioade ca cicluri de viață de tip apariție-creștere-dispariție. Aion este de obicei reprezentat ținând o roată a vieții, care se învârte fără oprire.

De la Aion a derivat eon-ul, care este unitatea majoră a timpului geologic al planetei noastre, un eon fiind o succesiune de mai multe subdiviziuni – ere și epoci.

Astfel, conceptul de Aion este legat de timpul experiențial și de timpul ciclic, ceea ce permite definirea unor segmente ciclice ale timpului cronologic, îmbinând selectiv experiența din trecut cu previziunile pentru viitor. Cum experiențele individuale repetitive în timp se suprapun și se influențează reciproc, Aion se caracterizează prin faptul că este construit pe o structură temporală fundamental cronologică, dar implică experiența, memoria și învățarea ciclică.

În managementul proiectelor, această perspectivă este aplicată, de exemplu, atunci când ne referim la:

• Crearea unui program de proiecte, care include o serie de proiecte distincte, dar care împreună contribuie la atingerea aceluiași obiectiv
• Împărțirea ciclului de viață a proiectului în mai multe faze succesive, fie ele în cascadă sau iterative
• Luarea deciziei de a iniția un proiect sau nu, în funcție de etapa ciclului de dezvoltare în care ne aflăm – unele idei de proiecte pot fi mult prea avansate pentru perioada în care ne aflăm, altele – dimpotrivă – pot fi deja depășite și nu are rost să investim în ele.

Ceea ce înseamnă că timpul și ordinea cronologică liniară (Cronos) se păstrează, dar nu prin acțiuni individuale, ci prin succesiunea și cauzalitatea ciclurilor aranjate liniar (Aion).

3.       Kairòs (nume alternativ: Kairos, Caerus)

Cuvântul Kairos vine din greaca veche și se referă la momentul potrivit sau oportun, oportunitatea, șansa sau punctul în timp în care schimbarea sau succesul se poate obține.

Kairos este cel mai tânăr dintre fiii lui Zeus și este zeul oportunității. El a fost reprezentat ca un zeu tânăr, înaripat, stând în echilibru pe tăișul unei lame ascuțite, într-o mână având balanța sorții, pe care cu cealaltă mână o înclina într-o parte sau alta. Astfel, zeul Kairos este rapid și zboară într-o clipă, fiind dificil de imobilizat, ceea ce reprezintă momentul unic, adecvat și exact în care șansa de succes este majoră – acel scurt moment de bun augur în care se poate realiza o activitate sau se poate lua o decizie, astfel încât rezultatele dorite să fie posibil de obținut. Dar momentul oportun este unul trecător, iar dacă a trecut fără a fi valorificat, el nu mai poate fi adus înapoi.

Cu o altă expresie, momentul Kairos este echivalentul pentru ceea ce numim o „fereastră de oportunitate”, care apare la un moment dat pentru a face lucrul potrivit la momentul și la locul potrivite.

Timpul de tip Kairos nu se măsoară în unități de timp și nu depinde de trecerea timpului cronologic. Kairos se referă la calitatea timpului trăit, la momentele privilegiate, critice, potrivite sau oportune, la senzația de a fi la locul potrivit la momentul potrivit, la oportunitățile efemere, care trebuie valorificate imediat, pentru că altfel s-ar putea să nu mai apară – fie că este vorba de oportunități cu potențial uriaș de schimbare, sau de momente simple, dar cu o semnificație importantă. Așadar, timpul Kairos este compus din momente nesincronizate în timp, unice și singulare, condiționale, cu dimensiuni temporale multiple, uneori nedeterminate și apărute accidental, ceea ce permite crearea unui spațiu temporal care nu mai înseamnă doar o curgere monotonă și obligatorie a timpului, ci un spațiu al unor momente de discontinuitate, pauze, rupturi, schimbări, momente nesincronizate.

Practic, noi – oamenii – nu conștientizăm întotdeauna timpul Cronos, liniar și care trece fără oprire (la un moment dat ridicăm ochii și, privindu-ne în oglindă, ne întrebăm când a trecut timpul și unde a dispărut chipul pe care eram obișnuiți să-l vedem), dar pentru Kairos, care se referă la un timp neliniar și cu oportunități neașteptate, este nevoie de o dublă conștientizare: conștientizarea momentului prezent existent și conștientizarea prezenței noastre în acest moment, respectiv a deciziei luate, a acțiunii întreprinse sau a contemplării – fără implicare.

Astfel, în timp ce Cronos se referă la trecerea continuă a timpului și la aspectul cantitativ legat de timp (durate, date, ani, zile etc.), Kairos implică aspectul calitativ al timpului: momentele, evenimentele, oportunitățile ce apar în viață și/sau pe parcursul unui proiect, care dacă sunt adecvat valorificate creează progresul dorit și succesul proiectului.

În acest fel, Kairos este timpul potrivit pentru a acționa, o succesiunea de evenimente care definesc rezultatele ce vor fi obținute. În managementul proiectelor, Kairos este simțul momentului oportun, adecvat, care să ducă la obținerea rezultatelor dorite în cele mai bune condiții posibile.

Cum de obicei, deciziile luate prea devreme sau prea târziu, similar decalajelor sau întârzierilor față de calendarul stabilit de realizare a proiectului sunt la fel de puțin utile în majoritatea situațiilor, ele pot produce mari neajunsuri. Ceea ce înseamnă că managerul de proiect trebuie să ia în considerare aceste momente „de grație” – când anume trebuie începută o activitate, când trebuie organizată o întâlnire, când trebuie lansat un comunicat de presă etc., cu consecințele cele mai avantajoase pentru finalizarea cu succes a proiectului.

Astfel, abordarea timpului din perspectiva Kairos este utilă pentru a:

• Realiza mai multe sarcini simultan (în paralel)
• Planifica activitățile în sistem just-in-time
• Utiliza un calendar de lucru flexibil, care să permită adaptarea la circumstanțe, bazat pe puncte critice de verificare (milestones)
• Lua în considerare abordări iterative, care să ofere o flexibilitate mai mare
• Utiliza metode de comprimare a duratei proiectului, ce pot fi aplicate la momentul „potrivit”, în funcție de ritmul real de realizare a activităților planificate și de consecințele nerespectării termenelor limită.

Hipocrate a spus că: „Fiecare kairos este un cronos, dar nu orice cronos este un kairos.”, sau într-o reformulare oarecum mai clară: „Fiecare moment oportun este un moment în timp, dar nu orice moment în timp este un moment oportun.”

Dacă ne referim nu doar la managementul proiectelor, ci și la viața noastră, trecerea de la Cronos la Kairos înseamnă conștientizarea trecerii timpului și oportunitatea de a utiliza „timpul câștigat”. Pentru că atunci când ne naștem, de fapt primim timp (Cronos) în dar. Viața este deci un dar de timp, pe care îl putem folosi, dărui celorlalți, înmulți, îmbunătăți, prețui – sau nu întotdeauna (uneori îl irosim, îl neglijăm, îl suprasolicităm, îl risipim – crezându-l inepuizabil). Pentru fiecare ființă timpul este valoros, viața este plină de surprize și fiecare zi, fiecare minut pe care-l putem folosi, în loc să-l risipim, este timpul câștigat (Kairos), din timpul dăruit (Cronos) pe care-l avem la dispoziție.